Upi-CAS #2 – Comment réinventer les entretiens annuels grâce à l’IA 🌱
Par Anna-Lou Brémondy –
L’entretien annuel est une pratique RH incontournable dans les entreprises, un véritable passage obligé. Bien que son concept soit excellent en théorie, il n’est pas toujours vécu de manière positive. Si vous lisez cet article, c’est probablement parce que, comme nous, vous vous interrogez sur la manière de redonner du sens à ce rendez-vous clé entre manager et collaborateur.
Comment transformer l’entretien annuel en un véritable temps d’échange productif et fédérateur, plutôt qu’une simple formalité ? Chez UPIKAJOB, nous avons pris le sujet à bras-le-corps !
La raison à cela est à chercher dans le parcours de Laurie Monné, notre fondatrice et dirigeante. Manager pendant 10 ans dans un grand groupe, elle partage dans cet article, ses souvenirs d’entretiens annuels et les solutions que nous avons mises en place pour rendre ce moment plus humain, efficace et fluide.
Qu’est-ce que l’entretien annuel ? 🤷♀️
Un petit point sémantique s’impose.
La plupart du temps, on parle “d’entretien annuel” pour désigner “l’entretien individuel professionnel”.
Obligatoire tous les deux ans, il ne faut pas le confondre avec l’entretien d’évaluation.
Le premier est dédié aux questions RH : bien-être au travail, développement des compétences, formation, mobilité interne, perspectives d’évolution. Quand le second se concentre plutôt sur les performances ou la mise en œuvre d’objectifs.
En théorie, l’entretien annuel est un rendez-vous important entre le manager et le salarié. C’est un temps d’échange privilégié, hors de l’opérationnel, à l’occasion duquel les deux parties vont pouvoir se faire des feedbacks essentiels à la suite de leur collaboration.
Ça, c’est sur le papier et vu comme ça, c’est plutôt génial.
Sauf que dans les faits, ça ne se passe pas toujours comme ça…
Laurie Monné garde un souvenir contrasté des entretiens annuels qu’elle a dû mener.“
“Dans la pratique, on a parfois l’impression de faire de l’abattage. Je manageais 30 collaborateurs et j’avais 1 mois pour tous les voir, avec autant d’opérationnel que d’habitude. Résultat, j’avais le sentiment de bâcler ces entretiens, je voyais bien qu’ils n’apportaient pas la richesse qu’ils devaient apporter et c’était très frustrant ”.
Pourquoi est-il urgent de réinventer l’entretien annuel ? 🤸♀️
C’est sans doute parce qu’il fait partie des usages depuis longtemps qu’on a cessé de questionner l’entretien annuel. Pourtant, le monde du travail, lui, a totalement muté et ce rendez-vous privilégié est plus que jamais déterminant pour les équipes.
“Avec la démocratisation du travail flexible et en particulier du télétravail, on a perdu quelques occasions de détecter les fatigues professionnelles. L’entretien annuel est essentiel pour poser cette simple question à son collaborateur : Comment tu te sens dans ton travail ? Il est évident qu’en visio, on perçoit moins les signes qui doivent alerter un manager.”
Un vrai temps d’échanges”, l’expression est parfois galvaudée…
Mais c’est pourtant bien ce qu’il doit se produire au cœur de l’entretien annuel : l’un en face de l’autre, le manager et le collaborateur recueillent des retours réciproques.
C’est l’occasion pour le manager de demander un retour sur le style de management et en échange, de faire part des axes de développement qu’il souhaite impulser pour l’année à venir.
“ Il y a quelque chose qu’on fait moins souvent et c’est un tort : c’est faire le point sur les réussites. Les collaborateurs n’ont parfois aucune idée de ce que pense leur manager de leur travail — est-ce qu’ils font du bon boulot ? Célébrer ce qui fonctionne bien, c’est aussi un super rempart contre le turn-over.”
Comment UPIKAJOB simplifie les entretiens annuels ? 🎈
Interpellée par le témoignage de Laurie, l’équipe d’UPIKAJOB s’est mise à plancher sur les moyens de rendre l’entretien annuel plus vertueux.
Premier “irritant” identifié : la lourdeur administrative de cette séquence. Questionnaire sur le SIRH ou feuilles volantes, la préparation et le compte-rendu des entretiens prennent un temps fou et érodent la spontanéité.
Comment décharger le manager de la paperasse pour lui permettre de se concentrer sur le relationnel ?
L’équipe d’UPIKAJOB a développé le module EVAN (comme le prénom, mais surtout comme “ÉValuation ANnuelle”).
Paramétrable par chaque client, il permet de créer un parcours de feedbacks en transparence complète (ou du collaborateur vers le manager uniquement).
À une fréquence établie en amont, l’IA conçue par UPIKAJOB va aller récolter le retour des collaborateurs (et des managers) sur les points souhaités.
Ce feedback peut se faire à l’oral ou via des boutons interactifs. L’IA UPIKAJOB questionne, il suffit de lui répondre spontanément. Plus besoin de rédiger de longues réponses. Le salarié est simplement invité à parler de son travail à un tiers.
La plateforme synthétise les échanges et extrait des points d’attention. Elle propose même au manager des actions immédiates pour répondre aux besoins des collaborateurs.
EVAN centralise ces feedbacks, les analyse et rassemble les éléments éclairants comme les anciennes évaluations par exemple. La préparation de l’échange est clef en main.
“ Quand on arrive à l’entretien, c’est humain, on a surtout en tête les derniers mois, les dernières semaines qui viennent de s’écouler. Or, on est censé faire le point sur l’année entière. Grâce à EVAN, on a un compte-rendu de tout ce qu’il s’est passé sur 12 mois, c’est plus juste.”
À l’issue de l’entretien, la plateforme simplifie aussi la réalisation et l’envoi du compte-rendu. Il est notamment possible d’envoyer des données directement dans les outils SIRH via une API.
Redonner du sens aux entretiens annuels ✨
En simplifiant le processus d’entretiens annuels, on enrichit également l’expérience de chacun. Débarrassé de la lourdeur administrative, le manager peut se concentrer sur l’humain et redonner du sens à ce rendez-vous.
EVAN permet par exemple de convoquer l’entretien au moment le plus juste.
“ Le manager reçoit une alerte de la plateforme. Pourquoi attendre “le moment des entretiens annuels” pour parler à son collaborateur. Grâce à la collecte des feedbacks, on peut déclencher un entretien au moment où c’est nécessaire. Ça évite de “perdre” le talent entre-temps.”
Fini le goulot d’étranglement des entretiens, ceux-ci sont réalisés “au bon moment”, quand cela fait sens. On gagne du temps sur les profils fraîchement arrivés, on en prend davantage quand c’est nécessaire.
Il est même possible de faire l’entretien annuel en mars, de l’enrichir pendant l’année et de le rendre en octobre.
Grâce à EVAN, le manager arrive mieux préparé à l’entretien. Il a toutes les données pertinentes sous les yeux et peut ainsi laisser plus de place à l’écoute.
Pour le collaborateur aussi, EVAN est une occasion d’arriver mieux préparé et de faire passer les messages importants à sa direction.
“ Je sais que ça peut paraître paradoxal, mais en réalité, en parlant à un assistant virtuel, on se parle à soi-même. Les feedbacks sont l’occasion d’entrer dans le discours que l’on tiendra devant son manager le Jour J.”
L’appréhension pré-entretien s’en voit largement diminuée. Grâce à une bonne préparation, on réduit considérablement le risque de mauvaises surprises le Jour J.
Ainsi, on se concentre davantage sur la recherche de solutions à deux, redonnant à cet entretien professionnel toute l’efficacité et la richesse dont il est porteur.
En conclusion, le process d’entretien annuel développé par notre équipe via la plateforme vise à créer une coresponsabilité du manager et du collaborateur sur leurs retours.
En simplifiant l’administratif, on redonne de la place à l’écoute et à l’échange et c’est bien là le sens de ce rendez-vous annuel.
L’usage d’un outil intelligent dopé à l’IA ne remplace personne, au contraire : elle aide le manager à être pleinement dans son rôle et à déclencher une entrevue quand cela fait sens.
Vous souhaitez discuter de ce que la plateforme peut faire pour votre entreprise ?