Upi-CAS #1 – Utiliser Upikajob pour faciliter sa mise en conformité Qualiopi ✅
Par Anna-Lou Brémondy –
En septembre dernier, à l’occasion d’une résidence d’accélération startup, UPIKAJOB présentait sa plateforme de suivi RH. Cette plateforme permet aux entreprises d’accompagner leurs collaborateurs, et notamment les alternants. Présents sur le Educatech Expo 2023, nous avions fait la connaissance de Stéphane d’Auto Consultant. À cette occasion, nous avions échangé sur les possibilités d’UPIKAJOB en matière d’alternance. Mais c’est dans un tout autre univers que notre collaboration avec Auto Consultant nous a emmenés : celui des organismes de formation. Depuis quelques mois, Stéphane et son équipe cherchaient un outil pour faciliter leur mise en conformité Qualiopi. Une certification qui permet la prise en charge des formations par France Travail ou les Opérateurs de Compétences. Karine CLOWEZ et Camille Catté d’Auto Consultant ont accepté de revenir pour nous sur la façon dont UPIKAJOB les a aidées à mieux répondre aux exigences Qualiopi tout en conservant une approche très humaine de l’accompagnement.
Auto Consultant, qu’est-ce que c’est ? 🤔
En l’espace de 30 ans, Auto Consultant est passé d’un cabinet de recrutement à un cabinet d’accompagnement RH. Spécialisé dans les métiers de la mobilité (auto, moto, bateau, poids lourds, etc.), il compte aujourd’hui 3 activités :
- Le recrutement
- La reconversion professionnelle des demandeurs d’emploi dans la vente, la réception, la mécanique, la carrosserie
- La formation managériale Basée à Lille, l’équipe recrute et forme des professionnels dans toute la France et dans les DROM.
Camille Catté est directrice de l’expérience client-candidat. Elle fait en sorte que les apprenants aillent au bout de leur parcours, que les clients soient satisfaits et renouvellent le partenariat. Karine CLOWEZ, quant à elle, est chargée de qualité. C’est l’interlocutrice privilégiée des apprenants qu’elle suit de A à Z.
Faire du lien, à distance 🎈
Premier enjeu soulevé par l’équipe d’Auto Consultant : mener un suivi de qualité auprès d’apprenants et de formateurs répartis sur tout le territoire. Jusqu’à présent, ce suivi se faisait à l’aide d’un livret papier qui posait un certain nombre de problématiques : le temps de traitement était extrêmement long et l’équipe avait parfois du mal à récupérer l’ensemble des documents souhaités. Sans compter l’impact carbone désastreux généré par les impressions et l’acheminement des livrets par transporteur. Avec son LISA – Livret Intéractif de Suivi de l’Apprenant – UPIKAJOB est venue apporter de la facilité/fluidité sur 2 aspects en particulier :
Mettre plus d’humain dans le suivi 👥
Karine CLOWEZ le sait, car elle est elle-même passée par là. La reconversion professionnelle est une étape compliquée, pleine de questionnements. Les apprenants qu’elle suit sont souvent dans un moment de vulnérabilité, voire de précarité. Ils ont besoin de se sentir accompagnés.
« Je sais ce que c’est, donc les apprenants ont mes coordonnées, ils savent qu’ils peuvent me contacter à tout moment. Il faut toujours être dans l’écoute, la réassurance, passer 15 à 30 minutes au téléphone, même quand tout va bien, ça montre qu’ils sont considérés. On est là pour qu’ils réussissent. »
Ça peut paraître paradoxal, mais c’est grâce à une intelligence artificielle (IA) que l’on mène ce suivi humain e. C’est une IA qui questionne les apprenants durant les 3 mois de leur parcours pour récolter des feedbacks importants.
« L’apprenant parle à quelqu’un de totalement neutre. Je pense qu’il parle avec une parole un peu plus libre. Même si la relation de confiance existe entre nous, ça permet de détecter tout de suite les problématiques, s’il y en a. Je reçois une synthèse de l’entretien que les apprenants ont fait avec l’IA, elle va me faire remonter des points d’alerte. Suite à ça, je les contacte pour faire un petit point avec eux. Plus tard dans le parcours, ça me permet de savoir si tout se passe bien avec le tuteur en concession. Si ce n’est pas le cas, je passe aussi un petit coup de fil à la concession. En fait, la solution me permet de passer plus de temps sur le cœur de la relation. »
Pour Camille Catté, l’IA « aide les Hommes à faire mieux ». Elle et son équipe ont trouvé dans cette technologie, un véritable tiers de confiance.
Éviter l’abandon de parcours ❌
« Avant, tout l’enjeu pour les Organismes de Formation (OF) était de faire entrer les apprenants en formation. Aujourd’hui, notre intérêt est de les accompagner jusqu’au bout de la formation puisque c’est au prorata des heures effectuées que l’on estime si une formation a bien été réalisée. »
Pour l’équipe d’Auto Consultant, il est donc primordial de tout mettre en œuvre pour que les apprenants aillent au bout de leur parcours. Pour cela, elle a paramétré, sur UPIKAJOB, une série d’entretiens et d’évaluations pour détecter, tout au long des 3 mois, les points de friction qui pourraient mener à l’abandon.
« Le parcours est assez court, avec beaucoup d’infos à emmagasiner en peu de temps. Les apprenants sont sollicités toutes les 2 ou 3 semaines environ, automatiquement, pour être au plus près de leur ressenti, apporter rapidement des solutions aux problèmes ou répondre aux questions le plus rapidement possible. »
« Avant, avec le livret papier, on apprenait parfois des choses à la réception du document. Il y avait peut-être des choses qui n’allaient pas dès le premier mois, mais nous, on l’apprenait au 3ème … Autant dire, après la bataille ! »
Les alertes données par la plateforme portent aussi sur des aspects plus matériels comme la difficulté à se déplacer jusqu’au CFA ou sur le lieu d’immersion. Averties par l’IA, Karine CLOWEZ et Camille Catté peuvent trouver des solutions de prise en charge via les aides publiques ou des entreprises partenaires.
« Il y a des personnes qui doivent mettre un plein d’essence de 80€ par mois alors qu’elles sont demandeuses d’emploi ou faire 2h de route pour se rendre sur le lieu de formation. L’outil nous permet d’être alertées sur des choses que les personnes auraient peut-être eues « honte » de nous dire au téléphone. On les accompagne alors sur des demandes d’aides. On n’est pas juste là pour le suivi de la formation, on a une obligation de moyens envers nos apprenants et on veille à ce qu’ils soient dans les meilleures conditions pour se former. » – Camille
Au quotidien, les apprenants soulignent que l’accompagnement est rapide et peu contraignant.
« Ce sont aussi des profils très sollicités, les profils manuels sont très recherchés. Ils pourraient décider d’apprendre et de se mettre à leur compte. Il faut vraiment leur proposer un projet professionnel dans lequel ils vont pouvoir évoluer et se projeter sur du long terme. »
« Cela permet de lever les doutes et on note une baisse de l’abandon grâce aux alertes précoces. »
Répondre aux exigences Qualiopi ✨
Pour Auto Consultant, Qualiopi représente aujourd’hui 32 critères de qualité à remplir et un audit tous les 18 mois. Une exigence qui en vaut la peine, car la certification leur permet de travailler avec France Travail et les OPCO – Opérateurs de Compétences. Les apprenants continuent à percevoir leurs indemnités durant les 3 mois de la formation. Une façon d’inciter les concessions à accueillir des demandeurs d’emploi pour les accompagner vers un nouveau métier. C’est pour garantir ce cercle vertueux que Qualiopi a mis en place des process qualité exigeants auxquels UPIKAJOB aide à répondre.
LISA, un outil qui vous veut du bien 🧸
« LISA, c’est devenu ma collègue de bureau ! Je travaille toute la journée avec. »
Le LISA — Livret Interactif de Suivi de l’Apprenant — est configuré dès le début de la formation pour permettre le suivi de la grille de montée en compétences. L’organisme de formation fait la liste des compétences attendues et transmet à UPIKAJOB la liste des questions qui permettront d’évaluer cette montée en compétences lors des entretiens. Les apprenants ne sont pas les seuls concernés par le LISA. Les formateurs et les tuteurs en entreprise sont aussi sollicités via des relances paramétrées sur la plateforme (tous les 7 jours).
« Le livret nous sert également de fichier de liaison avec les services RH des entreprises dans lesquelles on envoie des apprenants. Ça leur permet d’avoir de la visibilité sur ce qu’il se passe sur le terrain. »
Pour les formateurs en CFA, UPIKAJOB représente un gain de temps énorme.
« Avant, un formateur en mécanique prenait une classe de 12 apprenants et devait remplir à la main leurs livrets de suivi individuels. Aujourd’hui, il n’a plus qu’à cliquer et à cocher des cases, ça fait gagner un temps précieux. »
« On archive les LISA parce qu’on doit montrer que l’apprenant a bien été évalué par toutes les parties prenantes. Lors d’un audit Qualiopi, on peut présenter le livret, clef en main. »
En adoptant le LISA, Karine CLOWEZ et Camille Catté se sont aussi alignées avec leur engagement RSE d’aller vers le « zéro papier ». « Aujourd’hui, tous les documents type règlement intérieur sont transmis via la plateforme et on archive tout numériquement. »
S’inscrire dans l’amélioration continue 📈
C’est l’un des points cardinaux de la philosophie Qualiopi : aller vers une amélioration continue. Grâce à la plateforme, Auto Consultant peut désormais harmoniser l’offre de formation à distance, homogénéiser les enseignements et les livrables.
« On a à présent le même procédé sur toutes les formations et les items sont rassemblés dans un seul document. Pour nous, c’est plus rigoureux que notre méthode initiale. »
« Ça permet également d’adapter le programme. On s’aperçoit parfois qu’il y a des points qui ne sont pas nécessaires de connaître tout de suite, mais qu’en revanche, certains contenus mériteraient d’être abordés dans les 3 mois. On travaille avec le GNFA et l’AFPA sur le socle des programmes et on les adapte à la réalité du terrain. UPIKAJOB nous aide à avoir cette analyse-là, en temps réel. »
L’équipe travaille aujourd’hui sur un parcours de sensibilisation au rôle de tuteur via un « Guide Tuteur ». Un enjeu sur lequel ils peuvent déployer plus d’énergie grâce au temps gagné sur la coordination.
« Le tuteur désigné en entreprise n’a pas toujours eu les clefs pour assumer au mieux son rôle. Donc, on a un rôle pédagogique auprès de lui. »
« La plateforme UPIKAJOB et le LISA nous permettent d’identifier très vite les tuteurs qui sont de bons accompagnants et qu’on pourra recommander. Tuteur c’est comme manager, c’est un état d’esprit, c’est plus qu’un mot sur un papier. »
Conclusion ♻
Enfin, Karine CLOWEZ et Camille Catté soulignent l’agilité de la solution :
« Le truc positif avec UPIKAJOB, c’est la facilité de l’amélioration. On a les avantages d’une solution “maison” mais sans les contraintes de conception, de coûts ou de maintenance. »
« Ça nous permet d’avoir ce rôle d’accompagnement, encore plus qu’auparavant, d’être des partenaires de réussite. »
Merci à Karine CLOWEZ et Camille Catté pour ce témoignage ! C’était fondamental pour nous de proposer une plateforme digitale de facilitation qui remet l’humain au centre des échanges. Nous souhaitions notamment que l’Intelligence Artificielle (IA) permette aux équipes de se concentrer sur le plus important : l’accompagnement personnalisé. À ce titre, la façon dont l’IA est utilisée comme tiers de confiance chez Auto Consultant est édifiante ! Elle détecte rapidement les points de friction pour permettre à l’équipe de prendre le temps de les résoudre avec les partenaires et apprenants.
Prochainement sur ce blog : de nouveaux Upi-Cas !
Nos clients nous parleront de l’utilisation qu’ils font de notre solution.
Très bel été à tous,
L’équipe UPIKAJOB